Gestão de certificados digitais A1 sem arquivo solto e sem vencimento surpresa.
Um painel só para os certificados da sua empresa e dos seus clientes: o colaborador faz o uso do certificado sem baixar o arquivo e sem saber a senha, e cada uso fica registrado.
30 minutos, com o seu cenário na tela. Sem instalar nada para assistir.
Escritórios contábeis, transporte e indústria, em 9 estados.
O arquivo do certificado está em três lugares e a senha num grupo de WhatsApp. Quando perguntam quem usou, não há resposta.
Esse é o problema que não dá aviso. O vencimento dá, e mesmo assim passa.
O arquivo que anda sozinho
O arquivo do certificado do seu cliente está num pen drive, num anexo de e-mail e numa pasta de rede. A senha está num grupo de WhatsApp. Nenhuma dessas cópias tem dono, prazo ou registro.
O que isso significa na prática:
O que você não consegue provar
O certificado A1 tem valor jurídico de assinatura: quem está com o arquivo e a senha pode assinar documento, transmitir obrigação fiscal, movimentar processo e emitir nota em nome da empresa. A responsabilidade pelo ato é do titular do certificado, não de quem o executou, e o escritório que guarda certificado de terceiros responde por cada um deles.
Quando aparece o questionamento, do cliente, da diretoria ou de uma auditoria, a pergunta é sempre a mesma: quem usou esse certificado, em qual máquina, quando e para quê. Sem registro, não há o que apresentar, e a discussão vira palavra contra palavra.
O vencimento que ninguém viu
Ninguém perde certificado por descuido. Perde porque a validade está numa planilha que uma pessoa atualiza, o arquivo está em três lugares diferentes e o aviso, quando existe, chega no e-mail de quem já não trabalha mais aí.
Quando passa despercebido, a emissão de nota trava, processo em andamento fica sem assinatura e obrigação fiscal atrasa. A multa e o retrabalho ficam com você, não com o cliente que esqueceu de renovar.
O que é gestão de certificado digital A1?
Gestão de certificado digital A1 é o controle centralizado dos certificados que uma empresa usa em nome próprio e em nome de terceiros: onde cada arquivo está, quem pode usar, quando vence e o que foi feito com ele.
O A1 é o certificado emitido em arquivo, instalado no computador ou no servidor, com validade de 12 meses definida pelo padrão ICP-Brasil. Essa combinação, um arquivo que se copia e um prazo curto, é o que cria o problema: uma cópia em cada máquina que precisou usar, uma senha em cada conversa, e uma renovação por ano para cada certificado sob sua responsabilidade.
Controlar isso em planilha funciona até o primeiro certificado esquecido. A partir de algumas dezenas, a gestão precisa de três coisas que a planilha não tem: alerta automático antes do vencimento, permissão por pessoa e registro de cada uso.
Quatro coisas param de acontecer no seu escritório.
Você para de descobrir vencimento pelo erro do sistema
A TrustPanel acompanha a validade de cada certificado e avisa com antecedência, por certificado, por cliente e por responsável. A renovação vira agenda, não emergência de sexta-feira.
O certificado do seu cliente para de circular
O colaborador usa o certificado pelo aplicativo, sem baixar o arquivo e sem receber a senha. E não fica armazenado nem aqui: você informa arquivo e senha uma única vez, no cadastro, e nenhum dos dois fica guardado na plataforma.
Cada pessoa passa a enxergar só o que precisa
Permissão por usuário e por grupo: o fiscal acessa os certificados dos clientes que atende, o jurídico acessa os dele, o estagiário não acessa nada além do que você liberou. Quando alguém sai, você revoga em um clique.
“Quem usou esse certificado?” passa a ter resposta
Cada acesso fica registrado com identidade, data, hora e contexto. É o registro de uso que hoje não existe. Serve para responder ao cliente, para o processo interno e para a auditoria externa.
A plataforma trouxe mais organização, segurança e agilidade para os processos internos, principalmente em atividades que antes exigiam controles manuais e maior acompanhamento da equipe. O principal ganho foi conseguirmos centralizar informações e ter mais controle sobre o andamento das demandas, reduzindo retrabalho e facilitando o acompanhamento das pendências no dia a dia.
Ronaldo Justino de AlmeidaSócio, Real ContabilidadeA diferença não é avisar do vencimento. É o arquivo nunca ficar na máquina de ninguém.
Sistema que avisa de vencimento existe aos montes, dá para fazer com planilha e lembrete de calendário. O que a planilha não resolve é a custódia: onde o arquivo está, quem tem a senha e quem usou.
Você seleciona o arquivo do certificado e informa a senha uma única vez. Nem o arquivo nem a senha ficam armazenados na plataforma.
O colaborador entra com o login dele e assina nos sistemas de sempre pelo aplicativo Windows, sem receber o arquivo, sem receber a senha, sem nada gravado na estação.
Você revoga o acesso e acabou. Não existe cópia para recolher, e o registro mostra o que aquela pessoa acessou enquanto esteve na equipe.
| Arquivo solto na empresa | Sob custódia na TrustPanel | |
|---|---|---|
| Onde o arquivo fica | Em cada máquina que precisou usar | Em máquina nenhuma da equipe |
| Quem sabe a senha | Quem passou pelo grupo de mensagem | Informada uma vez no cadastro e não armazenada |
| Como você descobre o vencimento | Quando o sistema recusa a operação | Antes, por aviso automático |
| Quem usou, e quando | Não há como saber | Trilha com identidade, data e hora |
| Quando um colaborador sai | As cópias que ele fez continuam com ele | Acesso revogado, sem cópia para recolher |
| Renovação a cada 12 meses | Caçar onde estão todas as cópias | Refazer um cadastro só |
Poder acompanhar todo o uso do certificado das nossas empresas e de todos os nossos clientes é um diferencial muito grande, além de poder bloquear ou limitar um usuário para um certificado específico, recomendo muito a ferramenta TrustPanel.
VitorAnalista de T.I, Mafa ContabilidadeOnde a TrustPanel está presente
Atuando em 9 estados brasileiros com suporte dedicado.
atendidos
O trabalho de migrar não é técnico. É juntar arquivo e senha.
Cinco etapas, com acompanhamento do nosso time.
Administrador Principal
Você define quem tem o controle máximo da conta.
Cadastro dos certificados
Você seleciona o arquivo de cada A1 e informa a senha uma única vez, e nem o arquivo nem a senha ficam armazenados. O tempo que existe aqui é o de reunir essas senhas, e ele é seu, não do sistema.
Usuários & Grupos
Você cria os grupos por área ou por carteira de clientes e define quem acessa o quê.
Instalação do aplicativo
App leve para Windows. É necessário instalar em todas as estações que vão usar o certificado.
Uso controlado
O colaborador entra com o login dele e trabalha. Sem download, sem arquivo solto.
A TrustPanel foi feita para quem administra certificado dos outros.
Escritório contábil
Guarda o A1 de dezenas ou centenas de clientes e hoje controla isso em planilha.
Empresa com vários CNPJs
Transporte, indústria, agro, onde TI, Contabilidade e Jurídico dividem os mesmos certificados.
Área de TI
Precisa provar quem acessou o quê, e hoje não consegue.
Não faz sentido se você tem um único certificado, usado por uma única pessoa, na mesma máquina. Nesse caso a TrustPanel resolve um problema que você não tem.
O que é, e o que não é, essa demonstração.
- Dura 30 minutos, por videochamada, com um especialista da TrustPanel. Nada de apresentação institucional de 40 slides.
- É a plataforma na tela, com o seu cenário: seu volume de certificados, sua estrutura de equipe, seus sistemas.
- Pode chamar quem precisar: TI, contabilidade, jurídico, sócio. Quanto mais gente decidindo junto, menos reunião depois.
- Não tem proposta no meio da demo. Primeiro você vê funcionando, e a proposta com o valor da sua faixa chega depois, por escrito.
- Não vamos ligar todo dia. Um retorno depois da proposta e outro na semana seguinte. Se não for o momento, é só dizer.